Vuoi sapere come organizzare un’inaugurazione o festeggiare l’anniversario di apertura di un’attività? Continua a leggere, con InScena l’evento è perfetto!

Hai investito molto tempo e denaro nell’apertura di un’attività commerciale, superando indenne la giungla di richieste burocratiche e contratti. Finalmente sei arrivata al giorno dell’inaugurazione. Pensavi di poterti rilassare?

Il vero lavoro inizia adesso!
Nel primo mese di vita, infatti, una nuova attività commerciale getta le basi della propria reputazione: le scelte fatte in questa fase influenzeranno il futuro dell’intera impresa.
L’inaugurazione del tuo negozio non è solo un passo obbligato prima di iniziare a lavorare sul serio: è un elemento fondamentale e irripetibile nella promozione della tua attività.

 

10 dei nostri trucchi per un evento di successo!

1. Scegli il giorno e l’orario adeguato

E’ importante che la festa venga organizzata in un orario in cui la maggior parte delle persone invitate possa partecipare con facilità.
E’ meglio escludere le fasce orarie che coincidono con il lavoro per la maggior parte dei potenziali invitati; è opportuno anche dare un occhio al palinsesto televisivo e tenere conto delle festività, soprattutto per agevolare chi ha bambini che vanno a scuola.
Incentivare la partecipazione all’evento facendo attenzione però alla location e agli spazi utilizzati, che devono essere proporzionati al numero di invitati.

2. Regole di buon vicinato

Fai in modo che l’inaugurazione o la festa del tuo negozio serva a cementare i rapporti di buon vicinato con i residenti e gli altri esercenti della tua via. Se possibile, trasforma il tutto in un evento con musica e aperitivo in strada ma, se la tua collocazione non lo permette, ricorda di invitare personalmente gli altri commercianti della zona e in generale fai in modo che anche le loro attività possano beneficiare del traffico generato dalla tua inaugurazione.
In ogni caso devi saper calcolare, seppur approssimativamente, quanta gente parteciperà, per organizzare il cocktail (punto 10) e per preparare qualche piccolo omaggio (punto 9).

3. Invito & programma dell’evento

A seconda della tipologia dell’attività la lista degli invitati può essere chiusa o aperta.
In ogni caso consiglio sempre di preparare un flyer dell’evento, da personalizzare solo se la festa è a numero chiuso.
Un invito, consegnato personalmente od inviato via email, è un passo fondamentale per anticipare ai vostri potenziali ospiti un’anteprima su orari-programma dell’evento e sullo stile che lo contraddistinguerà.
Ottimizzate i costi e i tempi della comunicazione verbale con un flyer ben studiato, che abbia un testo ben scritto ed evidenziato con grafica e colori il “mood” dell’evento stesso.

4. PR

La comunicazione prima di tutto.
Cerca di capire quale possa essere il tuo canale di comunicazione ideale, sulla base del tuo budget e qual’è la tipologia/quantità di persone che desideri coinvolgere.
Avendo chiaro questo, poi potrai scegliere tra un’infinità di canali che spaziano dai social al volantinaggio; dagli spot televisivi a quelli radiofonici; dai camion vela alle affissioni… Per certe tipologie di eventi molto efficace è il ‘face to face’, l’importante è coinvolgere seri PR, competenti e professionisti.

5. Photoreportage

Investi in un buon fotografo. Certo, un filtro Instagram può fare meraviglie, ma non può competere con un servizio fotografico professionale, che rimanga visibile anche molto tempo dopo l’evento sul tuo sito o sulla tua pagina Facebook. Non c’è vassoio di tramezzini fotografato con lo smartphone che possa competere con una foto ben post-prodotta (e opportunamente taggata) dei tuoi ospiti che si godono l’evento con un buon bicchiere di vino.

6. Momenti speciali in streaming

Fino a poco tempo fa l’opzione dello streaming online era disponibile solo a fronte di budget sostanziosi e di conseguenza era impraticabile per la semplice apertura di un negozio. Oggi, grazie a Periscope e altre piattaforme simili, basta uno smartphone connesso a internet per offrire una vera e propria diretta.

7. La musica

Anche l’atmosfera gioca un ruolo fondamentale: è opportuno un sottofondo musicale adeguato al target ed alla situazione.

8. Gli allestimenti

Puff, Candele e lanterne, moquette, composizioni floreali e chi più ne ha più ne metta.
Unica regola: coerenza con lo stile dell’evento.

9. L’omaggio

Tutti i clienti sono speciali… ma quelli che vengono all’inaugurazione del negozio lo sono di più ed è giusto dimostrarlo con un piccolo regalo a ognuno. Metti a budget, fra gli investimenti promozionali, un certo numero di cadeaux per le signore, buoni sconto, gadget o coupon, a seconda della tua attività, da regalare ai presenti. Questo è il miglior modo per capitalizzare sull’entusiasmo dell’evento e cominciare a costruire una clientela affezionata e una buona reputazione per la tua attività.

10. Sua Maestà “Il Buffet”

Dimentica tavoli da giardino, bicchieri e bottiglie di plastica e il vassoio di tramezzini della rosticceria all’angolo. Investi piuttosto in un catering piccolo ma di qualità, presentato con eleganza e con qualche decorazione adatta allo spirito del tuo negozio.

Affidati all’esperienza di InScena Eventi!
Ti accompagnamo in ogni fase organizzativa, con competenza e professionalità, nel pieno rispetto del budget e con un unico obiettivo: il tuo successo!

Leggi la pagina dedicata all’organizzazione di eventi aziendali.

 

 

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Come organizzare l’inaugurazione di un’attività
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